Ausgangssituation
Das Unternehmen HOLZ-HESS befindet sich seit Generationen in Familienbesitz und beschäftigt sich seit 1990 mit der industriellen Herstellung von Fenstern und Haustüren aus Holz. Dabei liegt der Fokus auf Maßanfertigungen für Denkmalschutzobjekte. Nach einem Generationswechsel in der Unternehmensleitung möchte sich das Unternehmen digitalen Technologien weiter öffnen. Um den steigenden Wettbewerbsherausforderungen zeitgemäße Prozesse entgegenzusetzen, bedarf es einer digitalen Auftragssteuerung mit wechselseitigen Rückmeldungen zwischen der Arbeitsvorbereitung und der Produktion.
Herausforderung
Aufbauend auf dem vorangegangenem Impulsprojekt wurde das Fehlen einer Auftragssteuerung mit wechselseitigen Meldungen zwischen Arbeitsvorbereitung (Projektleitung) und Produktion als zentrales Thema identifiziert. Anhand von Demonstratoren aus dem Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz erfolgten Vorschläge für digitale Lösungen. Dabei wurde die für das Projektmanagement entwickelte Open-Source-Software Kanboard als geeigneter Lösungsansatz identifiziert. Herausforderungen liegen in der Mitarbeiterakzeptanz bei der Nutzung der Software und im Einsatz der Rechentechnik in der Produktionsumgebung.
Vorgehen
Zuerst dokumentierte das Team zusammen mit der Geschäftsführung den aktuellen Soll-Prozess der Auftragsabwicklung. Darauf aufbauend setzte es eine erste Version der Pinnwand um. Hier zeigte sich eine der Stärken der digitalen Kanban-Methode, da die Software einfach und direkt an den Prozess anpassbar ist. Regelmäßige Workshops begleiteten die Software-Einführung. Dabei wurden weitere Mitarbeiter eingebunden und Anforderungen, insbesondere für Automation, aufgenommen. Mit dem Administrator des Unternehmens wurde die Server- und Technikinfrastruktur besprochen, sodass eine Installation der Anwendung auf dem firmeneigenen Server erfolgen konnte.
Die Software stieß auf hohes Interesse. Demzufolge wurde eine Ausweitung auf weitere Unternehmensprozesse erörtert und getestet. Hier stellte sich die unkomplizierte Integrationsfähigkeit als weiterer Vorteil von Kanboard heraus. Denn die vorhandene Branchenlösung soll weiterhin als Leitsystem dienen, während Kanboard als unterstützende Software für das Auftragsmanagement zum Einsatz kommt. Eine doppelte Systempflege ist nicht sinnvoll. Und so werden die Informationen aus der Branchensoftware über eine Schnittstelle in die Kanboard-Software übertragen. Mit ausgewählten Produktionsmitarbeitern wurde die Lösung validiert und das Unternehmen beschaffte daraufhin Tablets zur Bedienung der Benutzeroberfläche.
Das Projekt hat uns dazu gebracht, weitere Prozesse und benötigte Informationen zu hinterfragen sowie die Aufgaben als Gesamtpaket zu überdenken. Dadurch konnten wir von der Unterstützung des Digitalzentrums in mehrfacher Hinsicht profitieren.
Lösung
Durch die digitale Kanban-Lösung besteht ein Echtzeitüberblick zum aktuellen Status der Aufträge. Zudem lässt sich durch Filtermöglichkeiten direkt nach dem Status und aktuellen Informationen zu einem spezifischen Auftrag suchen. Falls Änderungen am Auftrag vorgenommen werden müssen, sind diese für alle involvierten Parteien sichtbar. Mitarbeitende können über die Kommentarfunktion weitere Informationen zu einem Auftrag ergänzen als auch entsprechende Abteilungen benachrichtigen. Falls beispielsweise ein Mangel an einem Zukaufteil in der Produktion auffällt, kann dies in einem Kommentar festgehalten sowie die Dispositionsabteilung direkt informiert werden. Der Geschäftsleitung stehen zusätzlich Analysewerkzeuge zur Verfügung, um Flaschenhälse oder andere Optimierungspotentiale in der Produktion zu identifizieren.
Fazit
Mithilfe der digitalen Auftragsmappe in der Kanban-Lösung steigt die Transparenz der Auftragsabwicklung. Jederzeit ist ein Überblick zu allen Auftragsstati gegeben. Die jeweilige Auftragshistorie wird dokumentiert und kann bei etwaigen Reklamationsfällen nachvollzogen werden. Bei der Nutzung werden strukturiert Daten gesammelt, die die Geschäftsleitung zur Identifikation von Optimierungspotentialen analysieren kann.
