Aussgangssituation
Die DSI – Deutsches Schuhinstitut GmbH in Offenbach bündelt verschiedene Dienstleistungen für die deutsche Schuhbranche. Dazu zählen Modeforschung mit den Fashion Trends, Passformstandards für Kinderschuhe durch WMS und die Order-Plattformen Schuh-Order-Center. Als Bindeglied zwischen Handel, Industrie, Entwicklung und Marketing führt das DSI vielfältige interne und externe Kommunikations-, Dokumentations- und Informationsprozesse. Dies umfasst unter anderem das Erstellen und Verbreiten von Trendberichten, die Beantwortung von Kundenanfragen zu Passformthemen und die Organisation von Order-Plattformen für Hersteller. Diese komplexen Aufgabenstellungen erfordern eine effiziente Informationsverarbeitung und ein gut strukturiertes Wissensmanagement, um die Arbeitsschritte zu vereinfachen und die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu steigern.
Herausforderung
Das Institut sah sich der Aufgabe gegenüber, die internen Arbeitsabläufe zu optimieren, besonders im Umgang mit einem großen Informationsvolumen. Das Ziel: bestehende Daten und Dokumente leichter zugänglich zu machen, das Wissensmanagement zu verbessern und neue Möglichkeiten für redaktionelle sowie analytische Aufgaben zu schaffen. Die Verantwortlichen stellten sich dabei die Frage, wie generative KI als Werkzeug dienen kann. Gleichzeitig wollten sie die Integration neuer Technologien ohne hohe Investitionen und Komplexität realisieren und die Datensicherheit gewährleisten.
Vorgehen
Die Experten des Mittelstand-Digital Zentrums Chemnitz begannen das Impulsprojekt mit mehreren Gesprächen mit dem DSI , in denen Herausforderungen, Aufgabenfelder und bestehende Arbeitsweisen diskutiert und beleuchtet wurden. Der stellvertretende Geschäftsführer und Büroangestellte aus den Bereichen Assistenz, Öffentlichkeitsarbeit und Mediengestaltung waren hier hauptsächlich vertreten. Auf dieser Grundlage hat das Team des Zentrums Chemnitz einen interaktiven Workshop konzipiert, in dem die Teilnehmenden einen praxisnahen Einblick in aktuelle Möglichkeiten von Large Language Models und weiteren generativen KI Werkzeugen erhielten.
Schwerpunkt des Workshops war eine Kombination aus Hintergrundinformationen, Erfahrungswissen und einem hohen Anteil an Live-Demonstrationen. In diesen konnten praxisnah die Funktionen und Grenzen verschiedener KI-Werkzeuge veranschaulicht werden. Das Team des Mittelstand-Digital Zentrums griff konkrete Fragestellungen des DSI auf und setzte sie direkt um, etwa beim Umgang mit internen Dokumenten, bei der Unterstützung von Textarbeiten sowie bei Fragen zur Datensicherheit und zum Vergleich verschiedener Anbieter. Das DSI erhielt so eine inhaltliche Orientierung sowie eine methodische Herangehensweise, wie sich generative KI im Arbeitsalltag produktiv, sicher und mit überschaubarem Implementierungsaufwand einsetzen lässt.
Durch das Impulsprojekt erhielten wir einen praxisnahen Einblick in die Potenziale von KI. Die Expertise des Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz half uns dabei, die Chancen von neuen Technologien in unseren täglichen Arbeitsabläufen zu verstehen und mögliche Anwendungsfälle direkt zu beleuchten.
Lösung
Das Projekt gibt der DSI GmbH eine praktische Orientierung und schafft eine fundierte Basis für die nächsten Schritte. Die DSI erkannte, dass generative KI als Werkzeug für neue Ideen und nachhaltige Wissensorganisation dienen kann, statt nur als Effizienztreiber. Das Impulsprojekt zeigt den Nutzen einer schrittweisen Integration von KI in den Arbeitsalltag. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhielten nicht nur technisches Wissen, sondern vor allem ein Verständnis für die sichere und zielgerichtete Nutzung im Alltag eines mittelständischen Unternehmens. So kann das DSI nun KI-Potenziale ausschöpfen, ohne komplexe Implementierungsprozesse zu durchlaufen.
