Ausgangssituation
Das Unternehmen im Bereich der galvanischen Kunststoffbeschichtung beschäftigt 300 Mitarbeitende. Sie produzieren im Jahr über 80 Millionen Teile auf höchstem qualitativen Niveau. Das Sortiment umfasst Interieur-Teile für viele bekannte Automarken. Die glänzenden Bauteile der SAXONIA Galvanik GmbH befinden sich aber auch an hochwertigen Kaffeemaschinen, im Sanitärbereich und in der Medizintechnik.
Weil ein Großteil der Angestellten im produzierenden Bereich arbeitet, haben sie am Arbeitsplatz keinen Zugang zum Intranet. Auf wichtige Informationen und Dokumente wie Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, Formulare, usw. können sie nicht zugreifen. Schichtpläne werden am schwarzen Brett veröffentlicht. Insgesamt ist es schwierig, alle Mitarbeitenden gleichermaßen zu erreichen. Aushänge werden nicht von allen gelesen, Informationen am Lohnzettel gehen oft unter.
In Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz konnte eine tolle, digitale Lösung für unser „Schwarzes Brett“ geschaffen werden. Wir als Projektteam sind sehr zufrieden und hoffen, dass die vielen bereitgestellten Informationen und Benefits künftig noch besser und häufiger durch unsere Mitarbeiter genutzt werden.
Herausforderung
Ein umfassendes Informationsportal, das allen im Unternehmen zugänglich ist, soll über aktuelle Entwicklungen informieren. Die Mitarbeitenden können darin alle wichtigen Dokumente wie Mitarbeiterinformationen oder Betriebsvereinbarungen finden und nachlesen. Auch die Digitalisierung der Lohnbriefe könnte über das Informationsportal abgebildet werden.
Weiterhin soll die Lösung Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, auf einfachem Weg mit Vorgesetzten, Personalabteilung und einem festgelegten Personenkreis zu kommunizieren. Zusätzlich soll die Mitarbeiterbindung zum Unternehmen zu gestärkt werden.
Vorgehen
Aufbauend auf der initialen Analyse der Ausgangssituation sowie den finanziell als auch personell zur Verfügung stehenden Ressourcen zeigten wir verschiedene Lösungswege und Tools auf; darunter Staffbase, Slack und Microsoft 365. Das Unternehmen entschied sich nach eingehender Abwägung der Möglichkeiten für die Plattformlösung Microsoft 365. Denn sie erfüllte alle Anforderungen und sparte im Vergleich zu anderen Anbietern und Alternativen finanzielle Ressourcen. Sie beinhaltet verschiedene Tools und Varianten zur Gestaltung eines Kommunikations- und Informationsportals sowie diverse weitere Funktionen, welche das Unternehmen für die Zukunft ebenfalls als nützlich ansieht.
Die analysierten Anforderungen integrierte das Team anschließend sukzessiv in die Informationsplattform. Hauptelement ist hierbei Microsofts Sharepoint Websites mit einer Kommunikationswebseite. Diese erhielt dann alle wichtigen Funktionen. Beispielsweise werden darauf alle Schichtpläne zentral abgelegt. Außerdem zeigt sie alle wichtigen Ansprechpartner mit den dazugehörigen Kontaktdetails an. Zusätzlich dazu konnten mittels Microsoft Forms verschiedene Formulare, wie beispielsweise Urlaubsanträge, hinterlegt werden. Wie von den Mitarbeitern gewünscht, wurde auch der aktuelle Kantinenspeiseplan hinterlegt. Über diese Funktion freuten sich die Mitarbeitenden besonders und sie trägt wesentlich dazu bei, dass das neue Intranet aktiv genutzt wird.
Lösung
Insgesamt wurde eine einheitliche und leicht zugängliche Plattform geschaffen, welche nun fortwährend gepflegt und verbessert wird. Das Unternehmen plant, in Zukunft weitere Funktionen und Elemente zu ergänzen. Für eine gewissen Übergangszeit bleibt das analoge Schwarze Brett noch bestehen, bis die digitale Plattform es später ganz ersetzt.
Mit der Bereitstellung der digitalen Informationsplattform macht das Unternehmen alle wichtigen Daten und Informationen zentral zugänglich. Die Mitarbeitenden können nun auch außerhalb des Unternehmensstandortes jederzeit darauf zugreifen. Ein großer Vorteil für die Administration ist die Rechteverwaltung. Dadurch lassen sich verschiedene Informationen für die unterschiedlichen Abteilungen, Schichten und Mitarbeitenden-Gruppen individuell anzeigen und zugänglich machen.
Da das Unternehmen den vollen Funktionsumfang der Plattform zunächst noch nicht ausschöpfen möchte, wurden einige Lösungen als Übergangselemente gestaltet. Dabei wurde jedoch soweit vorgedacht, dass bei einer tiefergehenden Integration der Software eine einfache Überführung und Erweiterung jederzeit möglich ist.
