Ausgangssituation
Die CORTEX Biophysik GmbH entwickelt, produziert und vertreibt Medizinprodukte zur Messung der menschlichen Leistungsfähigkeit mittels Atemgasanalyse, die sogenannte Spiroergometrie.
Seine Software-Systeme, insbesondere das ERP-System, möchte das Unternehmen stärker zum Herzstück aller Prozesse machen: Zum einen sollen die hohen regulatorischen Anforderungen an Medizinprodukte-Hersteller, etwa die Serien- und Chargennummernverfolgung, die Dokumentation aller Produktionsschritte und die Rückmeldungen aus dem Markt digital verarbeitet und verknüpft werden. Zum anderen ist das Ziel, die Möglichkeiten von Remote- und zugleich vernetzter Arbeit besser zu nutzen.
Herausforderung
Ausgangspunkt des Projektes ist ein umfängliches Brainstorming zu allen verwendeten Systemen und Programmen. Weiterhin wurden die verschiedenen Themenstellungen und Vorhaben priorisiert. Allerdings war unklar, welche Anforderungen und Bestreben durch die vorhandenen Systeme und Programme abgedeckt werden bzw. was die Programme konkret leisten können. Mitunter wäre eine Vielzahl an Software mit teilweise gleichen Funktionen beschafft worden. Um dies zu vermeiden, galt es zunächst die Anforderungen und Wünsche des Unternehmens genau zu analysieren und in verschiedene Lösungsmöglichkeiten einzuordnen. Zudem wurde eine Transformation hin zur Cloud als erstrebenswert angesehen, um Kosten zu sparen, Flexibilität zu gewährleisten sowie moderne Arbeitsbedingungen zu schaffen.
Die IT-Administration sollte weitestgehend aus dem Unternehmen externalisiert und dementsprechend eine Auswahl geeigneter IT-Dienstleister recherchiert werden. Da es bereits bestehende Partnerschaften gab, galt es zu prüfen, ob diese den neuen Anforderungen gerecht werden.
Erik Hunold hat uns deutlich und klar aufgezeigt, wie wir unsere Systeme und Prozesse in eine moderne Systemlandschaft überführen können. Mit dem Konzept aus dem Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz haben wir die Basis für ein zukunftsfähiges und flexibles Unternehmen geschaffen, mit dem wir weiterwachsen können.
Vorgehen
Aufbauend auf dem Analysegespräch sowie der detaillierten Sichtung vorhandener Systeme wurden eine Priorisierung und ein Umsetzungsplan erarbeitet. Zunächst sollte die Implementierung einer Microsoft 365-Plattform umgesetzt werden. Auf Grund der bereits bestehenden Softwarelandschaft sowie dem ERP-System Microsoft Navision wollte das Unternehmen im gleichen Kosmos bleiben. Außerdem verwendete CORTEX die Software Microsoft Teams bereits während der Covid-19 Pandemie und hatte damit grundsätzlich gute Erfahrungen gemacht.
Da das aktuelle ERP-System nur teilweise im vollen Funktionsumfang genutzt wird, erfolgte im zweiten Schritt eine Erweiterung und Modernisierung. Auf Grund mangelnder Dienstleistungserbringung mit dem initialen Implementierungs- und Individualisierungspartner galt es auch hier entsprechend qualifizierte Partner zu eruieren. Ziel ist die nahtlose Verbindung aller Prozesse in das ERP-System – beginnend mit einer expliziten Bestellung und endend mit dem Versand aus dem am Standort befindlichen, eigenen Lager. Die Wertschöpfungskette zwischen diesen zwei Punkten soll komplett im ERP-System abgebildet und zukünftig um ein CRM-System für den vorgelagerten Verkaufsprozess ergänzt werden.
Sowohl die Microsoft 365-Plattform als auch das ERP-System sollen in der Cloud verfügbar sein, um die bestehenden Serverkapazitäten vor Ort zu reduzieren bzw. komplett zu ersetzen. Letztendlich möchte CORTEX keine Server mehr im Unternehmen verwalten.
Lösung
Auf Grund der zeitlichen Begrenzung der Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz konzentrierte sich das Team auf die Suche nach geeigneten und langfristigen Umsetzungspartnern. Es unterstützte maßgeblich bei der Vorauswahl sowie der Begleitung der einzelnen Beratungsgespräche. Aufbauend auf der initialen Analyse, den Anforderungen und Wünschen sowie deren Einordnung in eine idealtypische, moderne Systemlandschaft folgte eine gemeinsame Erstellung des Ablaufplans. Auf diesem basierte die Auswahl geeigneter Systempartner.
Bereits bestehende Partnerschaften wurden hinsichtlich der Eignung und Befähigung des erarbeiteten Strukturwandels überprüft. Das Ergebnis war leider unzureichend, sodass eine vertiefende Recherche in Frage kommender Dienstleister notwendig wurde. Das Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz konnte verschiedene Anbieter ausfindig machen und führte mit diesen jeweils erste Vorgespräche. Darüber hinaus begleitete es vertiefende Gespräche mit zwei Anbietern. Abschließend wurden Termine zur Implementierung und Umsetzung der neuen Systemlandschaft fixiert und Partnerschaften erschlossen. CORTEX befindet sich jetzt im Umsetzungsprozess des Konzeptes in enger Zusammenarbeit mit den Dienstleistern.
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