Signatur ist nicht gleich elektronische Signatur!Signatur ist nicht gleich elektronische Signatur!

Nicht jede elektronische Signatur erfüllt die gesetzlichen Vorschriften. Wir erläutern ein Urteil des Arbeitsgerichtes Berlin. Außerdem erklären wir, worauf Sie zur Wahrung der gesetzlichen Schriftform achten sollten.

Signatur ist nicht gleich elektronische Signatur!

Arbeitsgericht Berlin, Urteil vom 28.9.2021 – 36 Ca 15296/20

Zum Sachverhalt

Die Beteiligten schlossen einen Arbeitsvertrag, laut dem der Kläger bei der Beklagten als Mechatroniker befristet eingestellt werden sollte. Für den Vertragsschluss benutzten sie eine Software zur elektronischen Signatur von Dokumenten. Der Kläger beantragte später beim Arbeitsgericht, festzustellen, dass der Arbeitsvertrag nicht aufgrund der vereinbarten Befristung enden wird. Die Befristung sei mangels schriftlicher Vereinbarung unwirksam.

Entscheidung des Gerichts

Das Arbeitsgericht Berlin stimmte dem Kläger zu und beurteilte die Befristungsvereinbarung als unwirksam. Gem. § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) muss die Befristung eines Arbeitsvertrages schriftlich vereinbart werden, was die Beteiligten aber nicht eingehalten hatten.

Relevenz für Unternehmen

Nicht erst seit dem vermehrten Arbeiten in Home- und Mobile Office wegen der Coronapandemie stellt sich für KMU die Frage, wie Verträge bei räumlicher Entfernung der Geschäftspartner unterzeichnet werden können. Viele Verträge können freilich nach Gesetz formfrei abgeschlossen werden, sodass Vereinbarungen per E-Mail oder auch Telefon – sprich: ohne eigenhändige Unterschrift – für einen rechtswirksamen Vertrag ausreichen.

Für manche Vereinbarungen sieht das Gesetz allerdings die Schriftform vor. Wird diese nicht eingehalten, ist der Vertrag gemäß § 125 Satz 1 BGB nichtig. Die Schriftform kann zwar gemäß § 126 Abs. 3 BGB grundsätzlich durch die elektronische Form ersetzt werden. Bei den vielfältigen technischen Möglichkeiten, ein Dokument elektronisch „zu unterzeichnen“ ist dennoch Vorsicht geboten. Denn bei weitem nicht alle Unterschriftentools gernerieren eine elektronische Signatur, welche die rechtlichen Formerfordernisse der elektronischen Form erfüllt.

Entscheidungsgründe

Die wirksame Befristung eines Arbeitsverhältnisses ist gemäß § 14 Abs. 3 TzBfG nur schriftlich möglich. Schriftlich meint gem. § 126 Abs. 1 und 2 Satz 1 BGB, dass eine Vertragsurkunde von allen Vertragspartnern eigenhändig unterzeichnet werden muss. Bei der Befristung von Arbeitsverhältnissen kann die Schriftform zwar gem. § 126 Abs. 3 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden. Die elektronische Form gemäß § 126a Abs. 1 BGB setzt dabei aber eine qualifizierte elektronische Signatur voraus.

Eine solche qualifizierte elektronische Signatur erfordert – neben den Eigenschaften einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur gemäß Art. 3 Nr. 11 und Art. 26 VO (EU) 910/2014 (eIDAS-VO) -, dass die Signatur von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde (das ist Soft- oder Hardware, die bestimmte Vertrauenserfordernisse erfüllt) und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht, Art. 3 Nr. 12 eIDAS-VO.
Dies sah das Arbeitsgericht bei der softwaregestützten Signatur durch die Beteiligten als nicht gegeben an; es handele sich vielmehr um eine nur fortgeschrittene elektronische Signatur, der die besonderen Qualifikationen und die Zertifizierung fehlten.

Hinweis zum Einsatz elektronischer Signaturen

Wenn Sie einen Vertrag auf elektronischem Wege schließen wollen, vergewissern Sie sich zunächst, ob hierfür – wie bei der Befristung von Arbeitsverträgen – die Schriftform gilt. Dann müssen Sie diese Vereinbarung entweder gemäß § 126 Satz 1 per eigenhändig unterschriebener Urkunde schließen, oder können eventuell auf die elektronische Form im Sinne des § 126a BGB ausweichen. Die Schriftform kann aber nicht bei allen Verträgen durch die elektronische Form ersetzt werden. So sind zum Beispiel die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses gemäß § 623 Halbsatz 2 BGB oder die Bürgschaft von Kleingewerbetreibenden gemäß § 766 Satz 2 BGB nur schriftlich im Sinne des § 126 Satz 1 BGB möglich. In diesen Fällen könnten Sie also sogar per qualifizierter elektronischer Signatur keinen wirksamen Vertrag schließen.

Sollte es für ihren konkreten Vertrag möglich sein, die elektronische Form zu wählen, gilt zu beachten, dass das Recht drei Abstufungen der elektronischen Signatur kennt: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Nur über die qualifizierte elektronische Signatur, die die entsprechenden Qualifizierungen und Zertifikate voraussetzt, können Sie Ihren Vertrag formwirksam abschließen. Ein notwendiger Schritt beim Erwerb einer qualifizierten elektronischen Signatur ist etwa die eindeutige Identifizierung des späteren Signaturinhabers gegenüber einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter.

Eine Übersicht über Anbieter, die eine qualifizierte elektronische Signatur ermöglichen, erhalten Sie unter: https://www.bundesnetzagentur.de/cln_112/EVD/DE/Verbraucher/Vertrauensdienste/Signatur/Signatur-start.html