Warum beschäftigt das Thema derzeit so viele Unternehmen?
Die Entgelttransparenzrichtlinie der Europäischen Union (Richtlinie (EU) 2023/970, kurz: EntgTranspRL) ist am 6. Juni 2023 in Kraft getreten und sorgt seitdem für erhebliche Unruhe in der Unternehmenspraxis. Ihr erklärtes Ziel ist es, den im europäischen Primärrecht verankerten Grundsatz „Gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ aus Art. 157 Abs. 1 des AEUV in der Praxis wirksam durchzusetzen. Bisher scheiterte die tatsächliche Umsetzung dieses Gebots an gravierenden strukturellen Problemen: Es fehlt in den Mitgliedstaaten an der nötigen Transparenz betrieblicher Entgeltsysteme, es herrscht Rechtsunsicherheit bezüglich der genauen Bestimmung von gleichwertiger Arbeit und auf geschädigte Beschäftigte treffen erhebliche verfahrensrechtliche Hürden bei der rechtlichen Durchsetzung (vgl. ErwGr. 11 der EntgTranspRL). Die Richtlinie soll genau hier ansetzen, geschlechtsspezifische Verzerrungen aufdecken und durch gestärkte Rechtsmittel eine konsequente Durchsetzung ermöglichen.
Die Frist zur Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht ist am 7. Juni 2026 abgelaufen. Dass der deutsche Gesetzgeber ein entsprechendes Umsetzungsgesetz zur Reform des bisherigen deutschen Rechts bislang nicht verabschiedet hat, bedeutet jedoch keineswegs Entwarnung für Arbeitgeber. Der unionsrechtliche Grundsatz der Entgeltgleichheit ist bereits heute direkt anwendbares Recht. Zudem zeichnet sich ab, dass Arbeitsgerichte bestehende nationale Regelungen verstärkt im Lichte der Richtlinienvorgaben auslegen werden.
Eine entscheidende Neuerung der EntgTranspRL liegt zudem in ihrer Reichweite: Anders als das derzeit in Deutschland geltende EntgTranspG unterscheidet die EntgTranspRL nicht mehr zwischen tarifgebundenen, tarifanwendenden und nicht tarifgebundenen Unternehmen. Es gibt schlicht keine Privilegierungen für Tarifpartner mehr. Arbeitgeber müssen sich somit darauf einstellen, dass die praktische Bedeutung der Entgelttransparenz drastisch zunehmen wird. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bietet die verbleibende Zeit bis zum Inkrafttreten der deutschen Umsetzungsgesetze die Chance, bestehende Vergütungsstrukturen systematisch zu überprüfen und rechtssicher aufzustellen.
Was gilt derzeit in Deutschland?
Um das Ausmaß der anstehenden Änderungen zu erfassen, lohnt ein genauer Blick auf die derzeitige Rechtslage in Deutschland. Seit dem 6. Juli 2017 gilt in Deutschland das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG), das zum Ziel hat, das Gebot der Entgeltgleichheit (§ 1 EntgTranspG) durchzusetzen. Es stützt sich dabei im Wesentlichen auf drei Instrumente: den individuellen Auskunftsanspruch der Beschäftigten, betriebliche Prüfverfahren sowie Berichtspflichten zur Gleichstellung. Für den Mittelstand spielte dieses Gesetz in der Praxis bislang jedoch eine sehr untergeordnete Rolle, da der Gesetzgeber hohe Schwellenwerte und Ausnahmetatbestände vorgesehen hat.
Ein individueller Auskunftsanspruch besteht nach § 12 Abs. 1 EntgTranspG derzeit grundsätzlich erst in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten bei demselben Arbeitgeber. Auch inhaltlich ist der Auskunftsanspruch stark begrenzt. Nach § 11 Abs. 2 EntgTranspG erstreckt sich das Informationsrecht der Beschäftigten nur auf die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung bezüglich des eigenen Entgelts sowie des Entgelts für eine konkret zu benennende Vergleichstätigkeit. Der Auskunftsanspruch beschränkt sich nach § 10 Abs. 1 EntgTranspG zudem auf das durchschnittliche monatliche Bruttoentgelt und auf höchstens zwei einzelne Entgeltbestandteile. Als Referenzwert wird dem Arbeitnehmer nach § 11 Abs. 3 EntgTranspG lediglich der statistische Median mitgeteilt, und dies auch nur bezogen auf das jeweils andere Geschlecht.
Zusätzliche Einschränkungen ergeben sich aus § 12 Abs. 2 EntgTranspG: Die Auskunftspflicht umfasst nur Entgeltregelungen, die im selben Betrieb und bei demselben Arbeitgeber angewendet werden. Regionale Entgeltunterschiede innerhalb desselben Unternehmens oder ein betriebsübergreifender Vergleich sind ausgeschlossen. Damit die Anonymität einzelner Gehälter gewahrt bleibt, schreibt § 12 Abs. 3 EntgTranspG zudem einen strikten Schutzschwellenwert vor: Wird die Vergleichstätigkeit von weniger als sechs Beschäftigten des anderen Geschlechts ausgeübt, entfällt die Angabe des Vergleichsentgelts vollständig.
Ein weiteres Instrument des EntgTranspG sind die Berichtspflichten nach § 21 Abs. 1 EntgTranspG. Diese treffen bislang jedoch ausschließlich Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten, die zugleich zur Erstellung eines Lageberichts nach den §§ 264, 289 HGB verpflichtet sind. Sie müssen darin lediglich ihre allgemeinen Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung darstellen sowie Angaben zur Zahl der Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten machen. Der Schutz vor Benachteiligungen beim Entgelt wird zwar durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ergänzt, doch zeigt die bisherige Praxis, dass das EntgTranspG in seiner aktuellen Form wegen der hohen Hürden kaum praktische Durchsetzungskraft entfaltet hat (Heimann/Weinzierl, BB 2024, 884, 887).
Welche konkreten Änderungen sieht die EntgTranspRL vor?
Die EntgTranspRL gliedert sich in vier Kapitel (Allgemeine Bestimmungen, Entgelttransparenz, Rechtsmittel/Rechtsdurchsetzung sowie Horizontale Bestimmungen) und wird das bisherige deutsche Recht auf fast allen Ebenen verschärfen. Zugleich führt sie völlig neue rechtliche Mechanismen ein, die direkte Auswirkungen auf die Praxis der Unternehmen haben.
a) Transparenz vor der Beschäftigung (Art. 5 EntgTranspRL)
Eine markante Neuerung betrifft bereits die Phase der Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses. Nach Art. 5 Abs. 1 EntgTranspRL haben Stellenbewerber das Recht, von einem potenziellen Arbeitgeber Informationen über das Einstiegsentgelt für die betreffende Stelle oder dessen Spanne zu erhalten. Gegebenenfalls muss auch über die anwendbaren Bestimmungen eines Tarifvertrags informiert werden. Diese Pflicht trifft ausnahmslos jeden Arbeitgeber, völlig unabhängig von der Anzahl seiner Beschäftigten. Ein aktives Auskunftsverlangen des Bewerbers ist dafür nicht erforderlich; die Informationen müssen so bereitgestellt werden, dass fundierte Verhandlungen möglich sind – etwa in einer Stellenausschreibung oder spätestens vor dem Vorstellungsgespräch. Das EntgTranspG kennt eine solche Vorgabe bislang überhaupt nicht. Flankiert wird dies durch Art. 5 Abs. 2 EntgTranspRL, der Arbeitgebern explizit verbietet, Bewerber nach ihrer derzeitigen oder früheren Gehaltsentwicklung zu befragen.
b) Transparenz bei Entgeltfestlegung und Entgeltentwicklung (Art. 6 EntgTranspRL)
Im laufenden Arbeitsverhältnis sieht Art. 6 Abs. 1 EntgTranspRL vor, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten unaufgefordert und in leicht zugänglicher Weise offenlegen müssen, welche Kriterien für die Festlegung des Entgelts, der Entgelthöhen und der Entgeltentwicklung verwendet werden. Diese Verpflichtung trifft grundsätzlich ebenfalls jeden Arbeitgeber. Eine Ausnahme gibt es lediglich für Betriebe mit weniger als 50 Arbeitnehmern: Sie können von den Mitgliedstaaten im Hinblick auf die Pflichten bezüglich der Entgeltentwicklung ausgenommen werden (Art. 6 Abs. 2 EntgTranspRL). Inhaltlich geht diese Bestimmung über das bisherige deutsche Recht hinaus. Während Beschäftigte nach dem EntgTranspG nur auf Anfrage und nur bezüglich des eigenen Entgelts Auskunft verlangen konnten, verpflichtet der Wortlaut des Art. 6 Abs. 1 EntgTranspRL den Arbeitgeber wohl dazu, transparent über alle im Betrieb verwendeten Entgeltkriterien zu informieren.
c) Erheblicher Ausbau des individuellen Auskunftsrechts (Art. 7 EntgTranspRL)
Das individuelle Auskunftsrecht wird grundlegend reformiert. Nach Art. 7 Abs. 1 EntgTranspRL hat jeder Arbeitnehmer einen Anspruch auf Auskunft über seine individuelle Entgelthöhe sowie über die durchschnittlichen Entgelthöhen – aufgeschlüsselt nach Geschlecht – für Gruppen von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Auf die Mitarbeiteranzahl im Betrieb kommt es nicht mehr an; die bisherige 200-Mitarbeiter-Grenze fällt weg.
Zudem unterscheidet sich der Anspruch auch inhaltlich massiv von § 11 EntgTranspG: Anstelle des statistischen Medians ist die echte durchschnittliche Entgelthöhe mitzuteilen. Für die Berechnung müssen alle vergleichbaren Beschäftigten herangezogen werden, nicht nur solche im selben Betrieb oder in derselben Region. Beschäftigte erhalten auch Auskunft über die Entgelthöhe von Vergleichspersonen des eigenen Geschlechts, nicht mehr nur des anderen Geschlechts. Darüber hinaus müssen Beschäftigte im Auskunftsersuchen keine konkrete Vergleichstätigkeit mehr benennen.
Auch formal verschärfen sich die Vorgaben: Der Arbeitgeber muss die Auskunft schriftlich (statt bisher in Textform) und innerhalb einer Frist von spätestens zwei Monaten erteilen – nach deutschem Recht hatte er dafür bisher drei Monate Zeit. Eine Sperrfrist wie im EntgTranspG, wonach eine erneute Anfrage grundsätzlich erst nach zwei Jahren möglich war, gibt es nicht mehr. Da der Arbeitgeber seine Mitarbeiter gemäß Art. 7 Abs. 3 EntgTranspRL jährlich über ihr Auskunftsrecht informieren muss, ist von regelmäßigen, jährlichen Anfragen auszugehen.
Besonders bedeutsam für die Praxis ist zudem Art. 7 Abs. 5 EntgTranspRL: Arbeitnehmer dürfen rechtlich nicht mehr daran gehindert werden, ihr Entgelt gegenüber Dritten offenzulegen, um den Grundsatz der Entgeltgleichheit durchzusetzen. Arbeitsvertragliche Verschwiegenheitsklauseln in Bezug auf das Gehalt werden damit ausdrücklich verboten.
d) Ausgeweitete Berichtspflichten und die Entgeltbewertung (Art. 9 und 10 EntgTranspRL)
Die Berichtspflichten nach Art. 9 EntgTranspRL erfassen deutlich mehr Unternehmen als das bisherige EntgTranspG. Die Schwelle sinkt von 500 auf 100 Beschäftigte. Unternehmen ab 250 Beschäftigten müssen ab dem 7. Juni 2027 jährlich berichten, Unternehmen mit 150 bis 249 Beschäftigten ab diesem Zeitpunkt alle drei Jahre und Unternehmen mit 100 bis 149 Beschäftigten ebenfalls alle drei Jahre (erstmals ab dem 7. Juni 2031). Die Berichtsinhalte gehen dabei weit über die bloße Darstellung von Gleichstellungsmaßnahmen hinaus und verlangen die detaillierte Offenlegung geschlechtsspezifischer Entgeltunterschiede, aufgeschlüsselt nach Grundgehalt und variablen Bestandteilen.
Ergibt sich aus diesem Bericht ein unberechtigtes geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle von mindestens 5 Prozent in einer Arbeitnehmergruppe und wird dieses vom Arbeitgeber nicht innerhalb von sechs Monaten durch objektive Kriterien korrigiert oder gerechtfertigt, greift Art. 10 EntgTranspRL. Der Arbeitgeber wird dann verpflichtet, eine formelle, gemeinsame Entgeltbewertung in Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmervertretern durchzuführen, um die Ursachen zu analysieren und Abhilfemaßnahmen zu beschließen.
Was bedeuten diese Neuerungen konkret für KMU?
Die Gegenüberstellung der Rechtslagen verdeutlicht, dass die Richtlinie den bisherigen Fokus im deutschen Recht verschiebt: Weg von schwer durchsetzbaren, passiven Einzelauskünften hin zu aktiven, umfassenden Transparenz-, Dokumentations- und Rechenschaftspflichten der Arbeitgeber. Auch wenn kleinere Betriebe von den aufwendigen Berichtspflichten (Art. 9 EntgTranspRL ab 100 Beschäftigten) oder Teilen der Kriterienoffenlegung bezüglich der Entgeltentwicklung (Art. 6 Abs. 2 EntgTranspRL bei unter 50 Beschäftigten) entlastet werden, treffen zentrale Kernelemente der Richtlinie jedes KMU ab dem ersten Mitarbeiter.
Für die HR- und Führungspraxis in mittelständischen Unternehmen ergibt sich daraus ein konkreter Handlungsbedarf in mehreren Schritten:
- Die Bewerbungs- und Recruiting-Prozesse müssen grundlegend angepasst werden. Stellenanzeigen und Bewerbungsverfahren müssen so vorbereitet werden, dass Gehaltsspannen oder Einstiegsgehälter transparent kommuniziert werden können. Gesprächsleitfäden für Vorstellungsgespräche müssen zwingend bereinigt werden, damit unzulässige Fragen nach der bisherigen Gehaltshistorie eines Bewerbers konsequent unterbleiben.
- KMU stehen vor der Herausforderung, ihre betrieblichen Vergütungssysteme zu objektivieren. Da Beschäftigte künftig nachvollziehbare Auskünfte verlangen können und Arbeitgeber Kriterien offenlegen müssen, reicht eine rein individuelle, Bauchgefühl-basierte Gehaltsfindung nicht mehr aus. Unternehmen müssen sachliche, geschlechtsneutrale Kriterien definieren – etwa Qualifikation, Berufserfahrung, Verantwortung, Belastung und spezifische Stellenanforderungen – und dokumentieren, wie sich diese auf Grundgehälter, Zulagen oder Boni auswirken.
- Bestehende Arbeitsverträge sollten rechtlich überprüft werden. Oft zu findende Standardklauseln, die Mitarbeitern das Sprechen über das eigene Gehalt pauschal untersagen, verstoßen gegen Art. 7 Abs. 5 EntgTranspRL und müssen gestrichen oder angepasst werden.
- Die Dokumentation und das interne Controlling gewinnt an Bedeutung. Nur wer seine Entgeltentscheidungen systematisch und sachlich nachvollziehbar dokumentiert, ist im Falle eines Auskunftsersuchens oder bei Verdacht auf Diskriminierung darlegungs- und beweisfähig.
Fazit
Die EntgTranspRL markiert einen tiefgreifenden Wandel in der Personalarbeit. Für kleine und mittlere Unternehmen bedeutet dies zwar administrative Anpassungsarbeit, aber keineswegs nur eine rechtliche Bedrohung. Es besteht kein Grund, passiv abzuwarten, bis der deutsche Gesetzgeber den finalen Gesetzestext verabschiedet.
KMU, die sich bereits jetzt mit ihren Vergütungsstrukturen auseinandersetzen, objektivierbare Kriterien schaffen und ihre HR-Prozesse anpassen, stellen nicht nur die Weichen für eine reibungslose rechtliche Compliance. Eine nachvollziehbare und als fair wahrgenommene Vergütungspraxis vermeidet zudem verdeckte Konflikte in der Belegschaft, stärkt das Vertrauen der Beschäftigten und entwickelt sich im intensiven Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte zunehmend zu einem entscheidenden Vorteil für die Arbeitgeberattraktivität.
