Ausgangssituation
Die Kommunikation in einem Unternehmen zentral zu steuern, das mehrere Fachmärkte und einen Versandhandel betreibt: Vor dieser Aufgabe steht die Leitermann GmbH & Co. Fachmarkt KG. Das inhabergeführte Familienunternehmen wurde 1869 gegründet und beschäftigt heute ca. 350 Mitarbeitende in Sachsen und Thüringen. Am Standort Göpfersdorf in Thüringen befinden sich die Abteilungen Buchhaltung, Personal, Artikellistung, IT, Einkauf, Vertrieb und Marketing. Um die internen Prozesse zu verschlanken und so Zeit und Kosten einzusparen, soll die interne Kommunikation, Koordination und Kollaboration digitalisiert werden.
Durch die Unterstützung des Mittelstand-Digital Zentrums Chemnitz konnten unsere Mitarbeiter:innen das Vorhaben zielgerichtet umsetzen und die neue Kommunikationsplattform ins Unternehmen integrieren. Auf dieser Basis können wir jetzt effizientere Prozesse gestalten und Kosten senken.
Herausforderung
Neben der Auswahl geeigneter Methoden und Vorgehensweisen, stand der Integrationsprozess im Fokus. Da im Unternehmen nicht ausreichend eigenes Know-how im Bereich der Digitalisierung von Prozessen und Strukturen sowie dem Vorgehen bei einer solchen Technologieintegration verfügbar war, konnte das Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz zielgerichtet an diesen Punkten ansetzen. Besonders die Steuerung der Fachmärkte vom zentralen Standort aus und die Einbeziehung der unterschiedlichen Gruppen von Mitarbeitenden standen im Fokus.
Vorgehen
Die Basis aller späteren Maßnahmen bildete ein Kick-off-Workshop zu Beginn des Projektes, in dem die Ist-Situation analysiert wurde. Darauf aufbauend schlossen sich weitere Termine in einem einwöchigen Turnus an, um die Fortschritte sukzessiv nachverfolgen zu können und Folgeschritte zu definieren. Teilnehmende der Arbeitstreffen waren diejenigen Personen, die später auch die Umsetzung im Unternehmen realisieren werden. Involviert waren ein IT-Mitarbeiter für die technische Umsetzung sowie ein Mitarbeiter für die organisatorische und strukturelle Umsetzung. Zusätzlich dazu nahm der Geschäftsführer des Unternehmens an den Treffen teil, um sicherzustellen, dass die individuellen Gegebenheiten des Unternehmens die notwendige Beachtung finden. Die Einbindung der umsetzenden Mitarbeitenden sowie der Geschäftsführung ermöglichten ein zielgerichtetes und weitestgehend blockadefreies Vorgehen.
Ein Experte des Mittelstand-Digital Zentrums Chemnitz definierte anhand des Erstgesprächs die wöchentlichen Meilensteine und befähigte die operativen Mitarbeitenden durch zielgerichtete Wissensvermittlung dazu, die einzelnen Schritte selbstständig im Unternehmen durchzuführen. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass das Unternehmen die digitale Transformation selbstständig weiter voranbringen kann.
Lösung
Als Lösung konnte eine moderne Kommunikationsplattform implementiert werden. Bestehende Ordner- und Dateistrukturen wurden optimiert und in die neue Umgebung übertragen. Da die neue Struktur auf einer Cloud-Architektur aufbaut, können die Mitarbeitenden nun unabhängig des Gerätes und Standorts auf alle wichtigen Dateien zugreifen.
Neben der Ordnerstruktur war die Möglichkeit zur Aufgabenverteilung von besonderer Bedeutung. Da auch die einzelnen Teams bzw. Abteilungen mit der neuen Kommunikationsplattform abgebildet werden, entfallen die zuvor separat genutzten Lösungen. Ebenso entfällt die mühselige Doppelarbeit zum Pflegen der Nutzeraccounts. Innerhalb der Plattform können Kommunikation und relevante Dateien direkt den entsprechenden Aufgaben zugeordnet werden, ohne Medienbrüche zu verursachen.
Außerdem wurde das notwendige Grundlagenwissen an die Mitarbeiter weitergegeben, so dass diese den weiteren Fortschritt der Integration selbstständig fortführen können.
