Situation
Das Unternehmen verfügt über eine etablierte Systemlandschaft für Projektverwaltung, Buchhaltung, Personalmanagement und Dokumentenverwaltung, die sich über viele Jahre erfolgreich entwickelt hat. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und steigender Anforderungen an Transparenz, Datenverfügbarkeit und mobile Arbeitsweisen sollen die bestehenden Prozesse und Systeme nun ganzheitlich betrachtet und gezielt weiterentwickelt werden. Ziel ist es, Schnittstellen zu optimieren, Informationen noch effizienter bereitzustellen und eine integrierte IT- und Prozesslandschaft zu schaffen. Ergänzend werden Potenziale moderner KI-basierter Assistenz- und Analysefunktionen untersucht, um Projekt- und Verwaltungsprozesse künftig intelligenter, transparenter und effizienter zu unterstützen.
Ziel des Projektes
Im Projekt werden die bestehenden Prozesse und die aktuelle Systemlandschaft analysiert, um Medienbrüche, Informationsverluste und Optimierungspotenziale sichtbar zu machen. Auf dieser Grundlage werden zukünftige Soll-Prozesse, Anforderungen an eine integrierte Softwarelösung sowie ein Lastenheft entwickelt. Ergänzend werden Potenziale von Künstlicher Intelligenz untersucht, um datenbasierte Auswertungen, intelligente Assistenzfunktionen und zukünftige KI-Agenten für effizientere und transparentere Arbeitsabläufe nutzbar zu machen.
Das Projekt soll damit die Grundlage schaffen, sowohl klassische Digitalisierungspotenziale als auch daten- und KI-gestützte Möglichkeiten systematisch zu erschließen und langfristig effizientere, transparentere und wissensbasierte Arbeitsweisen zu ermöglichen.
Ergebnis
Durch die Analyse und Neugestaltung der Prozess- und Systemlandschaft sollen Medienbrüche, doppelte Dateneingaben und manuelle Abstimmungsaufwände deutlich reduziert werden. Die angestrebte Integration von Projektmanagement, Zeiterfassung, Controlling und Abrechnung schafft eine einheitliche Datenbasis und erhöht Transparenz, Flexibilität und Genauigkeit in der Projektsteuerung. Insbesondere mobile Arbeitsweisen, etwa auf Baustellen oder im Außendienst, sollen besser unterstützt werden, sodass Zeiten und projektbezogene Informationen zeitnah, ortsunabhängig und möglichst fehlerarm erfasst werden können.
Daraus lassen sich vier zentrale Ergebnisse ableiten:
- mehr Effizienz
- mehr Transparenz
- bessere Entscheidungen
- zufriedenere Mitarbeitende & Kunden
Das Projekt schafft zudem die Grundlage für die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung. Ergänzend werden Potenziale für KI-gestützte Auswertungen, Assistenzfunktionen und automatisierte Informationsaufbereitung identifiziert. Dadurch können Verwaltungsaufwände reduziert, Wissen besser nutzbar gemacht und datenbasierte Entscheidungen unterstützt werden.
Lösungsidee
Zur Erreichung der Projektziele wird ein strukturierter Analyse-, Konzeptions- und Bewertungsprozess durchgeführt. Ziel ist es, die bestehende Prozess- und Systemlandschaft transparent darzustellen, relevante Daten- und Informationsflüsse zu identifizieren und Potenziale für den Einsatz KI-basierter Assistenz- und Analyselösungen systematisch zu erschließen.
Das Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz unterstützt das Unternehmen insbesondere bei der Identifikation, Bewertung und Konzeption geeigneter KI-Anwendungsfälle. Hierzu werden bestehende Geschäftsprozesse hinsichtlich ihrer Eignung für datenbasierte Auswertungen, intelligente Assistenzfunktionen sowie teilautomatisierte Entscheidungs- und Verwaltungsprozesse untersucht. Im Fokus stehen dabei insbesondere:
- die intelligente Auswertung von Projekt-, Zeit- und Controllingdaten,
- die automatisierte Aufbereitung von Informationen,
- die Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten sowie
- der mögliche Einsatz von KI-Agenten zur Bereitstellung relevanter Handlungsempfehlungen und Wissensinhalte.
Um diese Potenziale bewerten zu können, werden die wesentlichen Geschäftsprozesse und die bestehende Systemlandschaft gemeinsam mit den Fachbereichen analysiert und dokumentiert. Darauf aufbauend werden zukünftige SOLL-Prozesse, Anforderungen an Datenflüsse und Systemintegrationen sowie die technischen Voraussetzungen für den Einsatz von KI-Anwendungen erarbeitet.
Das Unternehmen bringt die notwendige Prozess- und Fachkompetenz ein, dokumentiert die relevanten Geschäftsprozesse, stellt die erforderlichen Informationen zur bestehenden Systemlandschaft bereit und wirkt aktiv an Workshops sowie der Entwicklung der Zielprozesse mit. Externe Softwareanbieter oder Implementierungspartner werden im Projekt noch nicht eingebunden, können jedoch in einer späteren Umsetzungsphase auf Basis der Projektergebnisse hinzugezogen werden.
Das unternehmerische Risiko wird als gering eingeschätzt, da zunächst eine Analyse- und Konzeptionsphase durchgeführt wird und keine unmittelbaren Eingriffe in produktive Systeme erfolgen.
Die aktive Einbindung der Fachbereiche sowie die schrittweise Entwicklung eines Umsetzungsfahrplans schaffen eine belastbare Grundlage für die spätere Auswahl und Einführung geeigneter Software- und KI-Lösungen.
Das Unternehmen
Die EIBS GmbH ist ein auf Planung und Überwachung von Verkehrsbauprojekten spezialisiertes Unternehmen. Durch das breite Leistungsspektrum, welches neben der Straßenplanung, Brückenplanung und der Entwurfsvermessung die Bereiche Verkehrsplanung, Verkehrstechnik, Entwässerungsplanung, Medienplanung, Immissionsschutz, Bauwerksprüfung sowie die örtliche Bauüberwachung und Bauoberleitung einschließt, kann die Abarbeitung aller Leistungsteile im Hause EIBS unter einem Dach erfolgen.
Die wichtigsten Auftraggeber sind die Autobahn GmbH des Bundes, die DEGES und die Deutsche Bahn AG sowie Straßenbauverwaltungen der Bundesländer, verschiedene Landkreise, Kommunen und deren Verkehrsbetriebe.
