Aussgangssituation
Ein traditionsreicher Fleisch- und Wurstwarenhersteller aus dem Erzgebirge steht vor einem grundlegenden Digitalisierungsschub. Viele geschäftskritische Prozesse laufen noch analog oder über isolierte Einzellösungen. Stammkundinnen und Stammkunden bestellen telefonisch oder handschriftlich, Lieferscheine und Rechnungen wandern in Papierform durchs Haus, interne Abstimmungen erfolgen per Zuruf. Warenwirtschaft und Buchhaltung arbeiten in getrennten Welten und tauschen kaum Daten aus.
Die Folgen spürt das Team täglich: Mitarbeitende erfassen die gleichen Daten mehrfach, Informationen versickern auf dem Weg zwischen den Abteilungen, der manuelle Aufwand bindet wertvolle Zeit. Die Geschäftsführung hat Digitalisierung deshalb als strategisches Kernziel verankert. In den nächsten zehn Jahren will das Unternehmen digitale Vertriebskanäle aufbauen, das Filialnetz zugunsten digitaler Wege schlanker aufstellen und eine zukunftsfähige IT-Infrastruktur entwickeln.
Herausforderung
Wenn nahezu jeder Prozess Digitalisierungspotenzial bietet, wo soll ein traditionsreiches Familienunternehmen anfangen? Die Geschäftsführung wollte einen pragmatischen Fahrplan mit klaren Prioritäten, der schnelle Erfolge bringt und das operative Geschäft nicht ausbremst. Gleichzeitig sollte das Konzept die Belegschaft mitnehmen und auf vorhandenen Systemen aufbauen, statt sofort große ERP-Projekte anzustoßen.
Vorgehen
Das Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz begleitete die Neuwürschnitzer Fleisch- und Wurstwaren AG in zwei Analyse-Workshops im Oktober und November 2025. Im ersten Workshop nahm das Beratungsteam gemeinsam mit Geschäftsführung und Schlüsselpersonen die Ist-Prozesse in Vertrieb, Buchhaltung, interner Kommunikation, Wissensmanagement und IT-Infrastruktur auf.
Im zweiten Workshop priorisierte das Unternehmen die Handlungsfelder nach Wirkung und Aufwand und schärfte mit Hilfe des Zentrums Chemnitz konkrete Zielbilder. Daraus entstand ein Digitalisierungskonzept mit fünf Handlungsfeldern, das strategische Weichenstellungen mit Sofortmaßnahmen verbindet. Bewusst stehen pragmatische Lösungen im Vordergrund, die auf vorhandenen Systemen aufsetzen.
Das Konzept beschreibt für jedes Handlungsfeld ein Zielbild, kurzfristige Quick Wins, mittelfristige Ausbaustufen und langfristige Perspektiven. Ergänzend lieferte das Zentrum Empfehlungen zur Auswahl und Steuerung von IT-Dienstleistern sowie Leitplanken für Change Management und Mitarbeiterbeteiligung.
Lösung
Im gemeinsamen Digitalisierungsprojekt erarbeitete das Unternehmen einen strukturierten Fahrplan für die nächsten zwölf bis vierundzwanzig Monate. In einer ersten Welle führt das Unternehmen ein digitales Bestellformular für Stammkundinnen und Stammkunden ein, etabliert eine zentrale digitale Kommunikations- und Aufgabenplattform für die interne Zusammenarbeit und digitalisiert den Rechnungseingang über ein zentrales Postfach mit OCR-Tool zur automatisierten Texterkennung in PDF-Dokumenten.
Mittelfristig folgen ein Online-Bestellportal mit Anbindung an die Warenwirtschaft, ein durchgängiger digitaler Freigabeworkflow für Rechnungen sowie eine Wissensplattform für das Onboarding. Eine Automatisierungssoftware verbindet die Systeme flexibel, ohne den Kern der Warenwirtschaft anzutasten.
Bis Ende 2027 will das Unternehmen messbare Ziele erreichen: Mindestens 70 Prozent der Stammkundschaft bestellen digital, die Durchlaufzeit von Rechnungen halbiert sich und 90 Prozent der internen Kommunikation erfolgen über eine zentrale digitale Kollaborationsplattform statt per E-Mail.
Wir wussten, dass wir digitaler werden müssen. Das Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz hat uns gezeigt, wo wir konkret anfangen können, ohne unser Tagesgeschäft zu blockieren.
