#Praxistipp
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird ab dem 1. Januar 2025 zur Pflicht für Unternehmen im B2B-Bereich. Der Empfang und die Verarbeitung sind dann bereits zu ermöglichen. Für die Ausstellung einer E-Rechnung hat der Gesetzgeber Übergangsregelung bis 2028 geschaffen.
Neuerungen
Die Neuerungen finden ihren Platz im § 14 Umsatzsteuergesetz (UstG). Dieser unterscheidet zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) und sonstigen Rechnungen. Danach ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format genügt hierfür nicht mehr. Die E-Rechnung muss den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Dies kann bspw. der Standard der XRechnung sein, der bereits aktuell für Rechnungen an den Bund zu verwenden ist. Sonstige Rechnungen sind alle Papierrechnungen und die Rechnungen in einem elektronischen Format, das nicht den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 entspricht. Hierunter fallen etwa PDF- oder JPG-Dateien.
Betroffene Unternehmen
Von den Neuerungen sind Unternehmen im B2B-Bereich (Business-to-Business) betroffen. Das heißt, wenn an einem Rechtsgeschäft ausschließlich Unternehmer beteiligt sind und keine Verbraucher. Beide Unternehmen müssen im Inland ansässig sein. Dies gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen als Haupt- oder Nebengewerbe betrieben wird.
Übergangsregelungen
Die Übergangsregelungen finden sich in § 27 Abs. 38 Umsatzsteuergesetz (UstG). Ab dem 01. Januar 2028 sind zwingend alle Anforderungen der E-Rechnung durch alle Unternehmen im B2B-Bereich zu erfüllen. Ausnahmen gelten gem. §§ 33, 34 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) nur für sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro oder Fahrausweise, diese können weiterhin als sonstige Rechnung in Papierform oder einer anderen (nicht strukturierten) elektronischen Form ausgestellt werden. Tabelle 1 fasst die Übergangsregelungen zusammen.
| Pflichten für Rechnungsempfänger | Zeitpunkt |
|---|---|
| Empfang von E-Rechnungen | ab 01.01.2025 |
| Verarbeitung von E-Rechnungen | ab 01.01.2025 |
| Archivierung von E-Rechnungen | ab 01.01.2025 |
| Möglichkeiten für Rechnungsaussteller | Zeitpunkt |
| Rechnungen für Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 können weiterhin in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers in der bislang elektronischen Form übermittelt werden. | bis zum 31.12.2026 |
| Rechnungsaussteller mit einem Gesamtumsatz von maximal 800.000 € können für Umsätze aus dem Jahr 2027 Rechnungen weiterhin in Papierform oder mit Zustimmung des Empfängers in der bislang elektronischen Form übermitteln. | bis zum 31.12.2027 |
| Alle Rechnungsaussteller können für Umsätze aus den Jahren 2026 und 2027 mit Zustimmung des Empfängers eine Rechnung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) ausstellen. | bis zum 31.12.2027 |
| Alle Rechnungen müssen als E-Rechnung ausgestellt werden. | ab dem 01.01.2028 |
