Prozesse verbinden – Systeme zukunftsfähig gestalten#Prozesse verbinden – Systeme zukunftsfähig gestalten

Ausgangssituation

Die EIBS GmbH ist ein auf die Planung und Überwachung von Verkehrsbauprojekten spezialisiertes Ingenieurunternehmen. Das Leistungsspektrum umfasst unter anderem die Straßen- und Brückenplanung, Verkehrsplanung und -technik, Entwässerungs- und Medienplanung, Immissionsschutz, Bauwerksprüfungen sowie die örtliche Bauüberwachung und Bauoberleitung. Zu den wichtigsten Auftraggebern zählen die Autobahn GmbH des Bundes, die DEGES, die Deutsche Bahn AG sowie Straßenbauverwaltungen der Bundesländer, Landkreise, Kommunen und deren Verkehrsbetriebe.

Für die Projektverwaltung, Buchhaltung, das Personalmanagement und die Dokumentenverwaltung verfügt das Unternehmen über eine langjährig gewachsene und etablierte Systemlandschaft. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und steigender Anforderungen an Transparenz, Datenverfügbarkeit und mobile Arbeitsweisen sollten die bestehenden Prozesse und IT-Systeme jedoch ganzheitlich analysiert und zukunftsorientiert weiterentwickelt werden. Ziel war es, Schnittstellen zu optimieren, Informationsflüsse zu verbessern und die Grundlage für eine integrierte Prozess- und Systemlandschaft zu schaffen. Darüber hinaus wurden Potenziale moderner KI-gestützter Assistenz- und Analysefunktionen betrachtet, um Projekt- und Verwaltungsprozesse künftig noch effizienter und transparenter zu gestalten.

Herausforderungen

Die Geschäftsprozesse und die eingesetzten IT-Systeme wurden fortlaufend angepasst und weiterentwickelt. Über die Jahre entstand eine leistungsfähige, an die jeweiligen Anforderungen angepasste Systemlandschaft aus verschiedenen Fachanwendungen, Eigenentwicklungen und etablierten Standardlösungen. Diese unterstützt die unterschiedlichen Unternehmensbereiche zuverlässig und bildet die Grundlage für die tägliche Projektarbeit.

Gleichzeitig führte die Vielzahl an Systemen und Prozessen zu einer zunehmenden Komplexität. Informationen werden teilweise in unterschiedlichen Anwendungen verarbeitet oder für spezifische Aufgaben zusätzlich in Tabellen gepflegt. Umfangreiche Infrastrukturprojekte mit zahlreichen Beteiligten und individuellen Anforderungen erfordern zudem einen hohen Abstimmungsaufwand sowie eine konsistente Datenbasis über alle Projektphasen hinweg. Vor diesem Hintergrund bestand das Ziel darin, die bestehende Prozess- und Systemlandschaft ganzheitlich zu betrachten, Optimierungspotenziale zu identifizieren und die Grundlage für eine zukunftsfähige, integrierte Arbeitsweise zu schaffen.

Die zentralen Herausforderungen im Überblick:

• Historisch gewachsene und bereichsübergreifende Geschäftsprozesse
• Heterogene IT-Systemlandschaft mit verschiedenen Fachanwendungen
• Kombination aus Eigenentwicklungen und Standardsoftware
• Teilweise redundante Datenhaltung in unterschiedlichen Systemen und Dateien
• Umfangreiche und komplexe Infrastrukturprojekte mit individuellen Anforderungen
• Bedarf an einer stärkeren Vernetzung von Prozessen und Informationen
• Vorbereitung der Systemlandschaft auf zukünftige Digitalisierungs- und KI-Potenziale

Vorgehen

Zur Unterstützung des Unternehmens wurde ein strukturierter Analyse- und Konzeptionsprozess durchgeführt, der sowohl die bestehende Prozess- und Systemlandschaft als auch zukünftige Anforderungen an eine integrierte Softwarelösung in den Blick nahm. Ziel war es, Transparenz über bestehende Abläufe zu schaffen, Optimierungspotenziale zu identifizieren und eine fundierte Grundlage für die weitere Digitalisierung der Unternehmensprozesse zu entwickeln.

Bereits in der Vorbereitungsphase wurden gemeinsam mit den Fachbereichen zentrale Ist-Prozesse aufgenommen und in ersten Prozessdarstellungen dokumentiert. Diese Modelle dienten als Arbeitsgrundlage für den Vor-Ort-Workshop. Dort wurden die bestehenden Abläufe zunächst gemeinsam geprüft, ergänzt und validiert. Anschließend priorisierten die Teilnehmenden aus dem Unternehmen die Prozesse, die sie für die weitere Bearbeitung und Digitalisierung als besonders relevant einschätzten.

In zwei Arbeitsgruppen entwickelten sie daraufhin Zielbilder für künftige Soll-Prozesse. Dabei wurden die einzelnen Tätigkeiten, die eingesetzten Softwarelösungen sowie die jeweiligen Zuständigkeiten betrachtet und dokumentiert. Im Nachgang überführte das Projektteam des Mittelstand-Digital Zentrums Chemnitz die Ergebnisse in strukturierte Visio-Prozessmodelle und stimmte diese in vertiefenden Online-Terminen mit den Fachbereichen ab.

Ergänzend wurden Potenziale für den Einsatz digitaler Assistenz- und KI-Lösungen untersucht – beispielsweise zur intelligenten Auswertung von Projekt- und Controllingdaten, zur Unterstützung administrativer Tätigkeiten oder zur Bereitstellung relevanter Informationen. Ziel war es, mögliche Anwendungsfelder frühzeitig zu identifizieren und bei der Konzeption einer zukunftsfähigen Systemlandschaft zu berücksichtigen.

Neben der Prozessanalyse begleitete das Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz das Unternehmen auch bei der Vorbereitung der Softwareauswahl. Hierzu wurden verschiedene ERP-Lösungen anhand definierter Kriterien gegenübergestellt und eine Entscheidungshilfe für die Auswahl geeigneter Softwareanbieter erarbeitet. Betrachtet wurden unterschiedliche Lösungstypen – von klassischen ERP-Plattformen über projektorientierte ERP- und PSA-Systeme bis hin zu branchenspezifischen Lösungen für Architektur- und Ingenieurbüros sowie integrierten ERP-/CRM-Plattformen. Die Bewertung erfolgte anbieterneutral anhand der unternehmensspezifischen Anforderungen (s. Tabelle 1). Darüber hinaus entstand ein umfassendes Lastenheft, in dem funktionale und nicht-funktionale Anforderungen – unter anderem zu Benutzerverwaltung, mobiler Nutzung, Datenschutz, Zukunftsfähigkeit sowie Testbetrieb und Produktivsetzung – systematisch zusammengeführt wurden.

Um weitere Finanzierungsmöglichkeiten aufzuzeigen, unterstützte das Projektteam das Unternehmen bei einem Beratungsgespräch mit der IHK Dresden zu geeigneten Fördermöglichkeiten für die spätere Umsetzung des Digitalisierungsvorhabens. Auf diese Weise konnten neben den fachlichen und technischen Fragestellungen auch mögliche Finanzierungsoptionen frühzeitig in die weitere Planung einbezogen werden.

Ergänzend dazu fand ein fachlicher Austausch mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Rostock statt, um weitere Erfahrungen und Praxisimpulse aus dem Netzwerk einzubeziehen. Dabei wurden mögliche Einsatzfelder von KI im Brückenbau oder in der Architektur und die Frage, wie digitale Assistenz- und Analysefunktionen Planungs-, Prüf- und Dokumentationsprozesse künftig unterstützen können, betrachtet.

Das Projekt mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz war eine absolute Bereicherung, weil diese anbieterneutrale Unterstützung ein sehr wichtiger Punkt ist, den man heute nicht mehr oft findet. Das lässt einen sehr offen in den Prozess gehen und ist sehr wertvoll.

Durch die enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen entstand eine belastbare Entscheidungsgrundlage für die nächsten Projektschritte – von der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung bis hin zur späteren Umsetzung der identifizierten Optimierungsmaßnahmen.

Lösung

Gemeinsam mit dem Unternehmen wurde ein zukunftsorientiertes Konzept für die Weiterentwicklung der bestehenden Prozess- und Systemlandschaft entwickelt. Ausgangspunkt war die strukturierte Analyse der Geschäftsprozesse und der eingesetzten IT-Systeme. Darauf aufbauend wurden Optimierungspotenziale identifiziert, Soll-Prozesse entwickelt und Anforderungen an eine integrierte ERP-Lösung definiert.

• Ein zentrales Projektergebnis ist ein umfassendes Lastenheft, das als Grundlage für die Auswahl einer geeigneten Software dient. Es beschreibt sowohl funktionale als auch nicht-funktionale Anforderungen – beispielsweise an Prozessunterstützung, Benutzer- und Berechtigungskonzepte, mobile Nutzung, Datenschutz und Informationssicherheit, Zukunftsfähigkeit sowie den Testbetrieb und die Produktivsetzung.
• Ergänzend wurde eine strukturierte Entscheidungshilfe erstellt, in der verschiedene Softwarelösungen anhand der definierten Anforderungen gegenübergestellt werden. Dadurch verfügt das Unternehmen über eine belastbare Grundlage für die anstehende Softwareauswahl und kann die nächsten Schritte der Digitalisierung zielgerichtet planen.

Wir sind in einer Branche, in der es geringe Margen gibt […] daher schaut man immer, dass man sich mit zusätzlichen Investitionen zurückhält und vergisst oft, dass eine Investition an der richtigen Stelle zukunftsfähig sehr gewinnbringend sein kann. Bis man an diesen Punkt kommt, dauert es und ist sehr hilfreich, wenn man vom Mittelstand-Digital Zentrum dazu neutrale Informationen bekommt und man an die Stelle geschubst wird, an der es wichtig wird.

Die erarbeiteten Ergebnisse bilden zugleich die Basis für die spätere Einführung einer integrierten ERP-Lösung und schaffen die Voraussetzungen, digitale und KI-gestützte Anwendungen künftig schrittweise in die Unternehmensprozesse einzubinden.