Zeiterfassung und die Rolle von KIZeiterfassung und die Rolle von KI

Die Zeiterfassungspflicht birgt Chancen, um Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Erfahren Sie, wie KI dabei unterstützen kann und was Sie bei deren Einsatz beachten sollten.

Worum geht es

Jüngst hat ein Urteil des Bundesarbeitsgerichtes in der Presse Aufsehen erregt. Dieses – auf ein früheres Urteil des EuGH gestützte – Urteil beinhaltet noch einmal die Grundsätze der Zeiterfassung. So wollte ein Betriebsrat den Arbeitgeber verpflichten, ein Zeiterfassungssystem einzuführen. Mit dieser Forderung scheiterte der Betriebsrat letzten Endes vor dem Bundesarbeitsgericht. Denn der Betriebsrat hat keinen Anspruch zu fordern, was gesetzlich bereits verpflichtend ist. Und der Arbeitgeber hat bereits nach geltendem Recht ein geeignetes Mittel zur Zeiterfassung einzuführen.[1]

Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz in diesem Zusammenhang?

Durch die Verpflichtung ein geeignetes System einzuführen, entstehen neue Optionen. Für die meisten Unternehmen dürfte ein analoges System nicht mehr praktikabel sein, vielmehr gibt es zahlreiche digitale Optionen, die erhebliche Vorteile mit sich bringen – sei es die einfachere Handhabung, die integrierte Möglichkeit zur Dokumentation oder die Vernetzung. So könnten beispielsweise beruflich geführte Telefonate durch eine Analyse der Telefonnummer in Kombination mit bestimmten Schlagworten zunächst erkannt werden, um die entsprechende Arbeitszeit zu ermitteln. [2]

Mit dem Einsatz digitaler Lösungen zur Zeiterfassung fallen aber auch eine Menge neuer Daten an, die erstmals in maschinenlesbarer Form vorliegen. Diese können nun ausgewertet werden, um daraus Rückschlüsse zu ziehen. Beispielsweise über die effiziente Arbeitskraftallokation oder bestimmte Abläufe, an die sich angepasst werden kann oder die selbst angepasst werden könnten.

Für die Auswertung solcher Daten ist das sogenannte Machine Learning prädestiniert. Mit derartigen Mitteln können als künstliche Intelligenz bezeichnete Programme Muster und vorher noch versteckte (bislang unbekannte) Zusammenhänge in Daten erkennen. So könnten Prozesse gänzlich neu gedacht und entsprechend optimiert werden. Beispielsweise könnte die Schichtplanung an noch unbekannte Variablen angepasst und entsprechend sowohl automatisiert als auch optimiert werden.

Rechtliche Grundlagen

Zur Verarbeitung von Daten bedarf es jedoch einer Rechtsgrundlage, soweit diese personenbezogene Daten sind. Solche Rechtsgrundlagen sind in der DSGVO zu finden. Wenn jedoch keine Grundlage für die Verarbeitung vorliegt, ist diese nicht gestattet und eine entsprechende Verarbeitung sogar bußgeldbewährt.

Für die Anwendbarkeit der DSGVO auf die entsprechenden Daten aus den Zeiterfassungssystemen müssten diese zunächst personenbezogen sein. Das sind „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person […] beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer“ oder einem vergleichbaren zusätzlichen Merkmal identifiziert werden kann (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Daten aus der Zeiterfassung dürften in den meisten Fällen zu dieser Kategorie zählen, es sei denn, sie wurden vorher entsprechend anonymisiert.

Ist das nicht der Fall, muss eine der Rechtsgrundlagen des Art. 6 DSGVO einschlägig sein. Dabei kommt vor allem die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO in Betracht. Hierbei ist jedoch wichtig, dass die Einwilligung freiwillig zu erfolgen hat. Gerade in einem beruflichen Kontext kann von dieser Freiwilligkeit jedoch nicht ohne Weiteres ausgegangen werden. Die Vorschrift des § 26 BDSG hilft hier den Begriff der Freiwilligkeit auszulegen. So können insbesondere finanzielle Anreize gesetzt werden, um die Einwilligung des Arbeitnehmers zu erhalten. Druck oder der Entzug von bereits eingeräumten Privilegien dagegen schließen die Freiwilligkeit wohl eher aus. Zum Punkt der Freiwilligkeit kommt auch noch die Anforderung der Informiertheit. Der Arbeitnehmer muss also im Rahmen der Einwilligung über die Verarbeitung der Daten informiert werden. Ihm muss in verständlicher Weise dargelegt werden, welche Daten wie und zu welchem Zweck verarbeitet werden.

Wenn die Einwilligung erfolgt, so ist diese schriftlich oder in Textform zu dokumentieren und der Arbeitgeber hat über die Datenverarbeitung und die Widerruflichkeit der Einwilligung in Textform aufzuklären.

Datenbindung und KI

Wenn die Daten mit Einwilligung erhoben und verarbeitet wurden, dann dürfen diese nur zu dem Zweck verarbeitet werden, zu dem diese auch erhoben wurden. Daher ist auch die (KI-gestützte) Verarbeitung der zur Dokumentation der Arbeitszeit erhobenen Daten nicht ohne eine Einwilligung zulässig. Hier muss der Arbeitnehmer wie dargelegt darüber aufgeklärt werden, wie und zu welchen Zwecken seine Daten verarbeitet werden sollen.

Fazit

Die bestehende Pflicht zur Bereitstellung eines Zeiterfassungssystems kann ein guter Anlass sein, um mit dem eigenen Unternehmen den Weg der Digitalisierung weiter zu beschreiten. Wenn für die Zeiterfassung ein digitales System genutzt wird, dann können die Daten, die dadurch sowieso anfallen auch noch weiter genutzt werden. Denn sie können wertvolle Einblicke bringen, gegebenenfalls neue Wege aufzeigen und so Produktivität und Qualität der Arbeit steigern.

Da der Umgang mit Daten jedoch auch immer ein Risiko mit sich bringt und in die Rechte Dritter (in diesem Fall der Arbeitnehmer) eingreift, ist Sorgfalt geboten. So sind die entsprechenden Vorschriften des Datenschutzes einzuhalten und die Daten nur im erlaubten Umfang zu verarbeiten.

Wenn diese Voraussetzungen der Verarbeitung jedoch eingehalten werden, steht einem Produktivitätsschub nichts im Weg.

Referenzen

  1. Mit KI und Co. das Zeiterfassungsurteil des EuGH erfüllen. (2019, 15. August). it-daily-net. Abgerufen am 14. Dezember 2022, von https://www.it-daily.net/it-management/erp-sap/mit-ki-und-co-das-zeiterfassungsurteil-des-eugh-erfuellen
  2. Einführung elektronischer Zeiterfassung – Initiativrecht des Betriebsrats. (2022, 5. Dezember). Das Bundesarbeitsgericht. Abgerufen am 7. Dezember 2022, von https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/