Mitarbeiter-Assistenzsystem für das Gastgewerbe
Die Einrichtung
Der Hotel- und Gaststättenverband e.V. (DEHOGA Sachsen e.V.) ist die Berufsorganisation des Gastgewerbes in Sachsen. Als Unternehmerverband vertritt er die Interessen der verschiedenen Betriebstypen in Gastronomie sowie Hotellerie. DEHOGA Sachsen umfasst aktuell insgesamt 2100 Mitglieder. Als moderner Branchenverband setzt er sich für die Verbesserung der gewerbe-politischen Interessen sowie für eine zukunftsweisende Wirtschaftspolitik ein. Das Ziel besteht darin, Gegenwart und Zukunft des Gastgewerbes zu sichern, die wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Rahmenbedingungen für das Gastgewerbe weiter zu verbessern und dessen Ansehen zu fördern.
Problemstellung und Ausgangssituation
Das Gastgewerbe mit seinen beiden Bereichen Beherbergung und Gastronomie ist aktuell bereits sehr stark vom Fachkräftemangel betroffen und steht vor einem strukturellen Zukunftsproblem. Im Vergleich mit dem Vor-Krisen-Jahr 2019 verlor das Gastgewerbe z.B. allein im Jahr 2020 mehr als 325.000 Mitarbeitende. Dieser Trend setzt sich weiter fort, wenn gleich auf niedrigerem Niveau. Die Zahl der Auszubildenden steigt in Oberzentren zwar an, jedoch werden u.a. aufgrund der zunehmenden Bürokratie und unsicherer wirtschaftlicher Lage Unternehmensnachfolgen insbesondere im ländlichen Raum zunehmend schwieriger. Es zeigt sich bereits ein unübersehbarer Rückgang von Unternehmen, insbesondere in den ländlich geprägten Regionen. Aktuell wird immer stärker versucht, diesem Arbeits- und Fachkräftemangel mit der Beschäftigung von Aushilfskräften und ausländischen Arbeitskräften entgegenzuwirken. Neben dem zeitaufwendigen Anlernen von Aushilfs- und Saisonkräften stellen auch Sprachbarrieren ausländischer Mitarbeitender große Herausforderungen dar.
Projektziele: Einarbeitung erleichtern und Sprachbarrieren überwinden
Aus Produktions- und Montageprozessen bekannte Werker-Assistenzsysteme können in angepasster Form wertvolle Unterstützung zur Bewältigung dieser Herausforderungen liefern. Neu konzipierte und auf das Gastgewerbe zugeschnittene Mitarbeiter-Assistenzsysteme eröffnen die Möglichkeit, den Einarbeitungsprozess ungelernter Mitarbeitender zu systematisieren und zu beschleunigen. Mehrsprachig ausgeführte Systeme stellen dabei eine effektive Überwindung von Sprachbarrieren sicher. Letztendlich hilft das den Unternehmen Kosten und Zeit zu sparen und so auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben.
Durch das Mitarbeiter-Assistenzsystem gelingt es schnell und niederschwellig einem der zentralsten Probleme im Gastgewerbe, dem Arbeits- und Fachkräftemangel, entgegenzuwirken. Durch die vielseitigen Einsatzmöglichkeiten und die Individualität, die das System mit sich bringt, ist ein Einsatz im Gastgewerbe sinnvoll, zielführend und auch wirtschaftlich sehr attraktiv. Ich kann den Einsatz gerade in personalintensiven Unternehmensprozessen, insbesondere dem Housekeeping nur empfehlen.
Ziel des Digitalisierungsprojekets ist die Konzeption und Entwicklung eines Mitarbeiter-Assistenzsystems für das Gastgewerbe (MS4DEHOGA). Das Grundsystem soll dabei Arbeitsprozesse in den Bereichen abbilden, die in der Mehrzahl der Unternehmen vorliegen und mit vergleichsweise wenig Kundenkontakt einhergehen (z.B. Küche, Zimmerreinigung, Büffetservice, Tischeindecken, Spa-Bereiche). Das Standard-System lässt sich individuell an firmenspezifische Gegebenheiten anpassen. Die Erweiterung um spezifische Unternehmensbereiche ist ebenfalls möglich.
Nutzen der Lösung
Mit MS4DEHOGA besteht die Chance, die personelle Situation und damit auch die wirtschaftlichen Erfolgsaussichten zahlreicher Unternehmen im sächsischen Gastgewerbe kurzfristig zu verbessern. Konkret betrifft das:
- Zeit- und Kostenersparnis durch Standardisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen,
- systematische und schnelle Unterstützung der Einarbeitung und Qualifizierung des Personals,
- Überwindung von Sprachbarrieren und
- Sicherung von Expertenwissen auch im Hinblick auf Unternehmensnachfolgen.
Das System soll darüber hinaus gesetzliche Bestimmungen und Qualitätsstandards der Betriebe formalisieren und wird damit auch einen wichtigen Beitrag zur Qualitätssicherung im sächsischen Gastgewerbe leisten.
Die Trägerschaft für MS4DEHOGA durch DEHOGA Sachsen bietet weiteres, einzigartiges Multiplikatorpotenzial. Die Berufsorganisation ist Mitglied im DEHOGA Bundesverband und steht im Austausch mit weiteren 16 Landesverbänden. Zum anderen lässt die Mehrsprachigkeit des Systems auch eine Verbreitung über Deutschland hinaus erwarten, insbesondere in grenznahen Gebieten mit einer hohen Anzahl an Grenzpendlern und über international agierende Restaurant- und Hotelketten mit Unternehmen in Deutschland.
Lösungsweg
Um das beschriebene Ziel des Digitalisierungsprojekts zu erreichen, leiten wir folgende Schritte ein:
- Analyse und Definition der Standard-Arbeitsprozesse im Gastgewerbe unter Einbeziehung von Mitarbeitenden.
- Konzeption und Erstellung von Fotos und Erklärvideos zu ausgewählten Arbeitsprozessen.
- Anforderungsanalyse zu den erforderlichen Hard- und Softwarekomponenten sowie Schnittstellen.
- Konzeptionierung und Umsetzung des Grundsystems einschließlich der Abbildung und Implementierung der Arbeitsprozesse und der Nutzerinterfaces.
- Mitarbeitende testen den Prototypen.
- Validierung und Optimierung des Prototyps.
- Weiterentwicklung des Systems, damit es in verschiedenen Sprachen kommunizieren kann.
- Erstellung von Produkt-/Erklärvideos zu MS4DEHOGA.
Projektverlauf
Über Vorgespräche gewannen wir die Gruppe „AHORN Hotels & Resorts“ mit insgesamt sieben Hotels in Sachsen, Thüringen und Brandenburg als Anwendungspartner für das Digitalisierungsprojekt. Die Datenerfassung zu den Arbeitsabläufen erfolgte mit Mitarbeitenden des Best Western Ahorn Hotels in Oberwiesenthal und umfasste im ersten Schritt die Zimmerreinigung. In einer Softwarebibliothek waren für diesen Bereich allein über 100 Arbeitsschritte mit Hilfeelementen, vorzugsweise Texte, Bilder aber auch Videos oder Weblinks zu hinterlegen. Aus diesen Daten entstand ein erster MS4DEHOGA-Prototyp. In mehreren Vor-Ort-Terminen entwickelten wir diesen iterativ weiter. Die ersten Anwendertests unter realen Bedingungen absolvierten anschließend Auszubildende des ersten Lehrjahres. Ihre Resonanz war äußerst positiv.
Die Softwarelösung nutzte dabei eine Serverarchitektur mit frei wählbaren Ein- und Ausgabegeräten, sie kann aber in Abhängigkeit der örtlichen Gegebenheiten und spezifischen, technischen Anforderungen auch auf Einzelrechnern installiert werden. Aktuell erfolgt die Realisierung der Mehrsprachigkeit der Softwarelösung. Auf Grund der regionalen Besonderheiten sind die Sprachen Englisch, Tschechisch und Vietnamesisch in der Umsetzung.
Nach Projektabschluss plant die DEHOGA Sachsen, den Prototyp zunächst in die Infrastruktur aller Hotels der AHORN-Gruppe zu integrieren, weitere Servicebereiche zu implementieren und MS4DEHOGA für alle interessierten Betriebe der Branche zu öffnen.
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