Aufträge transparent abwickelnAufträge transparent abwickeln

Wie können Aufträge transparenter abgewickelt werden? Um das herauszufinden, geht der Handwerksbetrieb HOLZ-HESS neue Wege und setzt mit uns eine Kanban-Software für den Auftragsabwicklungsprozess prototypisch um.

Aufträge transparent abwickeln

Das Unternehmen

Das Unternehmen HOLZ-HESS befindet sich seit Generationen in Familienbesitz. Seit 1990 beschäftigt sich der Handwerksbetrieb mit der industriellen Herstellung von Fenstern und Haustüren aus Holz. Dabei werden fast ausschließlich Maßanfertigungen für Denkmalschutzobjekte gefertigt. Nach einem Generationswechsel in der Unternehmensleitung möchte sich das Unternehmen digitalen Technologien weiter öffnen. Um dem geplanten Wachstum, mit Produktionsflächenerweiterung und neuen Maschinen, zeitgemäße Prozesse entgegenzusetzen, bedarf es einer digitalen Auftragssteuerung mit wechselseitigen Rückmeldungen zwischen der Arbeitsvorbereitung (Projektleitung) und der Produktion.

Problemstellung und Ausgangssituation

Aufbauend auf dem vorhergehenden Impulsprojekt wurde das Fehlen einer Auftragssteuerung mit wechselseitigen Meldungen zwischen Arbeitsvorbereitung (Projektleitung) und Produktion als zentrales Thema identifiziert. Im Impulsworkshop wurden Ansätze zur Steigerung der Transparenz in der Auftragsabwicklung dargelegt. Anhand von Demonstratoren aus dem Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz wurden digitale Lösungsvorschläge unterbreitet und in der Folge vertiefend mit der Firma HOLZ-HESS evaluiert. Dabei stellte sich die digitale Open-Source Projektmanagement-Software ‚Kanboard‘ als geeigneter Lösungsansatz heraus, um Aufträge transparent abwickeln zu können. In dem Digitalisierungsprojekt soll prototypisch die Software auf Servern von HOLZ-HESS aufgesetzt und eingerichtet werden, sodass eine in situ Evaluation erfolgen kann. Herausforderungen sind die Mitarbeiterakzeptanz bei der Nutzung der Software sowie die sinnvolle Abbildung des Auftragsabwicklungsprozesses in der Software.

Projektziele

Das Ziel des Projektes ist eine prototypische Umsetzung einer Kanban-Software für den Auftragsabwicklungsprozess des Unternehmens. Im Projekt soll dazu die Software „Kanboard“ auf Servern von HOLZ-HESS installiert und eingerichtet werden. Bei der Einrichtung kommt es insbesondere auf einen sinnvollen Aufbau der Pinnwand, die Darstellungsweise von Informationen sowie die Konfiguration von Automationen an.

Dafür ergeben sich folgende Teilziele:

Reduktion der innerbetrieblichen Aufwände für die Auftragsabwicklung um 10%
Umsetzung einer Kanboard-Lösung zur transparenten Auftragsabwicklung
Installation der Kanboard-Software auf lokalen Server von HOLZ-HESS
Konzeption der Kanban-Boards mit HOLZ-HESS zusammen
Schulung der Mitarbeiter zur Nutzung der Software

Lösungsweg

Zur Erreichung der oben genannten Zielstellung ergeben sich vier Arbeitspakete mit folgenden Inhalten:

Erstellung einer Prototypenvariante des Kanban-Boards basierend auf dem im Impulsworkshop aufgenommenen Prozess
Überarbeitung des Prototypen mit der Geschäfts- und Produktionsleitung
Workshops mit Mitarbeitern zur Detaillierung des Kanban-Aufbaus und der benötigten Informationen
Installation und Einrichtung von Kanboard nach den Anforderungen auf lokalem Server von HOLZ-HESS (Testinstanz)
Testlauf zur Nutzung von Kanboard entweder mit Hardware des Mittelstand-Digital Zentrums Chemnitz oder von HOLZ-HESS
Umsetzung etwaiger Verbesserungsvorschläge nach der Nutzung
Abschluss des Projektes, Dokumentation und Übergabe

Projektverlauf: Erfolgreiche Schulung vor Ort

Im ersten Vor-Ort-Termin beim Fenster- und Türenbauer HOLZ-HESS wurde der Prototyp des Kanban-Systems, ausgehend von der Prozessbeschreibung des vorangegangenen Impulsprojektes, der Geschäftsleitung vorgestellt. Zusätzlich besprach das Team die weiteren Details mit Unterprozessen sowie Zuständigkeiten und setzte diese um. Darüber hinaus stimmte es mit dem Administrator die technische Infrastruktur zur Installation des Systems auf dem firmeneigenen Server ab.

Im Anschluss an die Installation und Einrichtung des digitalen Kanban-Systems auf dem Firmenserver folgte eine Schulung der Mitarbeitenden. Sie lernten, wie Aufträge in der neuen Software abgewickelt werden und erhielten die Zugangsdaten. Die Mitarbeitenden lobten dabei die Funktionalitäten des Systems und freuen sich auf die gewonnene Transparenz und die Konsolidierung der Informationen zu einem Auftrag. Das Projekt befindet sich damit aktuell in der Phase des Live-Testlaufs auf der unternehmenseigenen Hardware.

Im nächsten Termin werden die gewonnenen Erfahrungen im Testlauf und etwaige Verbesserungsvorschläge bzw. Anpassungen diskutiert sowie entsprechend umgesetzt. Zum Abschluss des Projektes erfolgt eine weitere Dokumentation sowie eine finale Aktualisierung der Schulungsunterlagen mit abschließender Übergabe.

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