Aussgangssituation
Das Unternehmen fertigt kundenspezifische Verpackungen in vielen kleinen Auftragslosen. An wechselnden Maschinen entstehen pro Tag zahlreiche Einzelaufträge, die Mitarbeitende handschriftlich dokumentieren. Eine direkte Anbindung der Bestandsmaschinen an digitale Systeme gibt es nicht, weil die Anlagen über keine offenen Schnittstellen verfügen.
Die manuelle Dokumentation kostet Zeit und liefert ungenaue Daten. Vor allem für die Nachkalkulation und für belastbare Angebotsreferenzen fehlt eine zuverlässige Datenbasis. Hinzu kommt die gesetzliche Pflicht, Arbeitszeiten rechtskonform zu erfassen.
Die Geschäftsführung wollte daher zunächst einen pragmatischen Einstieg in die digitale Zeiterfassung finden. Ziel war eine Lösung, die in der rauen Werkstattumgebung funktioniert, ohne ein großes ERP-Projekt zu starten und ohne den Mitarbeitenden ein Smartphone aufzuzwingen.
Herausforderung
Der Markt für Zeiterfassungssysteme ist unübersichtlich. Reine Projektzeit-Tools, robuste Industrie-Terminals, vollintegrierte Workforce-Suiten und schlanke Tablet-Lösungen konkurrieren um Kundschaft. Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, brauchte das Unternehmen eine unabhängige Entscheidungsgrundlage, die zur Realität vieler kurzer Auftragswechsel, zu Handbedienung und zum begrenzten Budget passt.
Vorgehen
Das Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz erarbeitete gemeinsam mit der Geschäftsführung ein Entscheidungskonzept. Im ersten Schritt schärften unser Experte und das Unternehmen das Zielbild: Arbeitszeit rechtssicher dokumentieren, zusätzlich Auftragszeiten je Produktionsauftrag erfassen und auf das Modell „Auftrag gleich Projekt“ setzen. Eine Maschinendatenerfassung wurde bewusst ausgeklammert.
Vier Architekturoptionen standen in der engeren Wahl: ein einziges System mit Software und Terminal, eine hardwarezentrierte Terminal-Lösung, ein Barcode-Workflow mit Auftragskarten sowie integrierte Workforce-Suiten als spätere Ausbaustufe. Entlang von Kriterien wie Hallentauglichkeit, einfachem Workflow, Skalierbarkeit und Ausbaufähigkeit ordnete das Zentrum die am Markt verfügbaren Lösungstypen ein.
Das Ergebnis ist eine Entscheidungsmatrix sowie ein exemplarischer 90-Tage-Fahrplan mit Live-Demos, Pilotbetrieb und Rollout.
Lösung
Das Entscheidungskonzept zeigt einen schlanken Einstieg mit einem System für Arbeits- und Auftragszeit auf, terminalfähig und ohne Smartphone-Zwang. Denkbar ist in diesem Zusammenhang eine pragmatische Plattform mit Terminal- oder Tablet-Stationen. Als Alternative steht eine hardwarezentrierte Variante mit robusten Industrie-Terminals zur Verfügung, die sich besonders für raue Hallenumgebungen eignet. Wer viele kurze Auftragswechsel pro Tag hat, kann ergänzend einen Barcode-Workflow mit Auftragskarten nutzen.
Zur Veranschaulichung wurde ein 90-Tage-Ablauf skizziert, wie ein solcher Ansatz in der Praxis erprobt werden könnte. Vorgesehen sind Live-Demos zweier technischer Lösungen unter realistischen Bedingungen anhand von je zehn typischen Aufträgen. In einer möglichen Umsetzung könnten in den Wochen drei und vier ein Pilotbereich mit fünf bis sieben Mitarbeitenden definiert und im zweiten Monat mit täglichen Kurzfeedbacks begleitet werden. Der dritte Monat sähe exemplarisch eine Ausweitung auf weitere Stationen vor, einschließlich Reporting-Struktur und Verantwortlichkeiten.
Der Markt für Zeiterfassung ist riesig. Mit dem Entscheidungskonzept können wir endlich gezielt vergleichen, statt uns von Anbietern treiben zu lassen.
